Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Synklas UG (haftungsbeschränkt)
Lange Straße 75
76530 Baden-Baden
Deutschland

E-Mail: [email protected]

Soweit ein Datenschutzbeauftragter gesetzlich zu benennen ist, werden dessen Kontaktdaten an dieser Stelle ergänzt.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für festgelegte und legitime Zwecke und beschränken die Verarbeitung auf das hierfür erforderliche Maß. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

Unsere berechtigten Interessen umfassen insbesondere den sicheren und stabilen Betrieb der Plattform, Missbrauchs- und Betrugsprävention, die Durchsetzung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche sowie die nachvollziehbare Administration geschäftlicher Nutzerkonten.

3. Websiteaufruf, Hosting und Serverprotokolle

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und technische Statusdaten gehören.

Für den technischen Betrieb nutzen wir Hosting-Infrastruktur eines externen Hostinganbieters. Mit Auftragsverarbeitern werden – soweit erforderlich – die datenschutzrechtlich vorgesehenen Vereinbarungen abgeschlossen.

4. Technisch notwendige Sitzungsdaten

Für geschützte Kontobereiche wird ein technisch notwendiger Session-Cookie verwendet. Er dient der sicheren Zuordnung einer angemeldeten Sitzung und ist nicht für Werbe- oder Profilingzwecke vorgesehen. Der Session-Cookie wird mit Sicherheitsmerkmalen wie HttpOnly und – bei HTTPS – Secure gesetzt; die konkrete Laufzeit richtet sich nach der Browsersitzung bzw. Serverkonfiguration.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Sitzung zur Vertragserfüllung benötigt wird, sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere Bereitstellung geschützter Bereiche.

4a. Cookie-Einwilligungsverwaltung

Zur Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl verwenden wir den technisch notwendigen Cookie synklas_consent_v1. Er enthält die gewählten Kategorien, die Consent-Version und den Zeitpunkt der Speicherung. Die Speicherdauer beträgt 180 Tage. Die Auswahl kann jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ geändert werden.

Aktuell sind keine optionalen Analyse- oder Marketingdienste eingebunden. Sollten solche Technologien künftig eingesetzt werden, werden sie erst nach einer erforderlichen Einwilligung aktiviert. Einzelheiten finden Sie in unseren Cookie-Hinweisen.

5. Kandidatenkonto und Kernfunktion des Matchings

Bei Kandidaten verarbeiten wir die bei Registrierung und Profilpflege angegebenen Konto-, Kontakt- und Berufsprofildaten, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Land/Ort, Beruf, Qualifikationen, Fähigkeiten, Berufserfahrung, Sprachen, Verfügbarkeit, Zielregionen, Gehaltsvorstellungen und freiwillige Profilangaben.

Die Kernleistung für Kandidaten besteht darin, ein berufliches Profil für Recruiting- und Matchingzwecke bereitzustellen. Gegenüber verifizierten Unternehmen wird das Profil im vorgesehenen Matchingprozess zunächst ohne frei sichtbare direkte Kontaktdaten dargestellt. Weitere Datenfreigaben erfolgen über die vorgesehenen Plattformprozesse.

6. Optionale Sichtbarkeit für selbständige Recruiter / Headhunter

Die Anzeige eines Kandidatenprofils gegenüber selbständigen Recruitern und Headhuntern ist eine separate, optionale Freigabe. Bestehende Kandidaten werden nicht allein aufgrund ihrer Unternehmenssichtbarkeit automatisch für Recruiter sichtbar.

Wenn ein Kandidat diese Option aktiviert, wird sein anonymisiertes Profil geprüften und aktiv freigeschalteten Recruiter-Konten für konkrete Recruitingzwecke angezeigt. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und vollständige Anschrift werden durch diese Freigabe nicht automatisch im Recruiter-Portfolio veröffentlicht.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Die Freigabe kann ebenso einfach deaktiviert werden, wie sie aktiviert wurde.

7. Dokumente, Verifizierungen und besonders schutzbedürftige Angaben

Soweit Kandidaten im geschützten Bereich Dokumente oder Nachweise hochladen, werden diese für die jeweils ausgewiesenen Verifizierungs- oder Profilzwecke verarbeitet. Bitte übermitteln Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO, sofern diese nicht für einen ausdrücklich benannten Zweck erforderlich und hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage vorhanden ist.

Ausweis- oder Identitätsunterlagen werden nicht als frei sichtbare Bestandteile des Kandidatenportfolios veröffentlicht.

8. Unternehmens- und Recruiter-Konten

Bei Unternehmens- und Recruiter-Konten verarbeiten wir geschäftliche Kontakt- und Stammdaten, Zugangsdaten, Verifizierungsinformationen, Rollen-/Tätigkeitsangaben, Rechnungsanschrift, gegebenenfalls USt-IdNr., Vertrags- und Tarifdaten sowie sicherheitsrelevante Nutzungsinformationen.

Bei natürlichen Personen oder Einzelunternehmern kann die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen. Werden Ansprechpartner eines Unternehmens verarbeitet, beruht dies regelmäßig auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Durchführung und Verwaltung der Geschäftsbeziehung.

9. Recruiter-Prüfung und Kandidatenzugang

Ein Recruiter-Zugang zum Kandidatenportfolio wird nicht allein durch eine Registrierung eröffnet. Synklas verarbeitet die angegebenen geschäftlichen Daten zur Prüfung des beantragten Zugangs. Erst nach E-Mail-Bestätigung, administrativer Freigabe und aktivem Abonnement kann der geschützte Recruiter-Bereich genutzt werden.

Recruiter erhalten im Portfolio nur die hierfür vorgesehenen und vom Kandidaten freigegebenen anonymisierten Profildaten. Automatisierte Massendownloads, Scraping und die unbefugte Weiterverwendung außerhalb der vorgesehenen Recruitingzwecke sind vertraglich untersagt.

10. Abonnements, Vertragsschluss und Kündigungen

Für kostenpflichtige B2B-Mitgliedschaften verarbeiten wir insbesondere Tarif, Preis, Vertragsnummer, Vertragsversion, Annahmezeitpunkt, Laufzeit, Abrechnungszeiträume, Zahlungsreferenz, Kündigungsstatus und das berechnete Vertragsende. Zur Nachweisbarkeit können außerdem IP-Adresse und Browser-/User-Agent-Daten beim digitalen Vertragsschluss und bei sicherheits- oder vertragsrelevanten Aktionen protokolliert werden.

11. Rechnungsstellung und Lexware Office

Für Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse setzen wir Lexware Office ein. Hierfür werden die für Rechnungsstellung, Buchhaltung und Zahlungszuordnung erforderlichen Kunden-, Vertrags- und Rechnungsdaten verarbeitet bzw. an das eingesetzte Lexware-System übermittelt. Die Website speichert keine Online-Banking-Passwörter oder Zugangsdaten des Kunden.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Vertrags sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für handels- und steuerrechtliche Pflichten. Soweit Lexware als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Einbindung auf Grundlage der datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen.

12. E-Mail-Kommunikation

Wir versenden technisch oder vertraglich erforderliche Nachrichten, zum Beispiel E-Mail-Verifizierungen, Freigabe- und Statusinformationen, Vertragsinformationen sowie Kündigungsbestätigungen. Diese Pflicht- bzw. Servicekommunikation wird nicht automatisch als Einwilligung in werbliche Newsletter behandelt.

Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

13. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten erhalten intern nur diejenigen Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Externe Empfänger können – soweit erforderlich – insbesondere Hosting-/IT-Dienstleister, E-Mail-Infrastruktur, Lexware Office im Rahmen von Rechnungs- und Buchhaltungsprozessen, steuerliche oder rechtliche Berater sowie Behörden aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen sein.

Kandidatenprofildaten können außerdem entsprechend der Plattformfunktion und der jeweiligen Freigabe an verifizierte Unternehmen und – nur bei gesonderter Kandidatenfreigabe – an geprüfte Recruiter-Konten übermittelt bzw. im geschützten Bereich zugänglich gemacht werden.

14. Zugriffe aus Staaten außerhalb EU/EWR

Synklas ist international ausgerichtet. Soweit personenbezogene Daten für einen konkreten Plattformprozess an einen Empfänger außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden sollen, müssen zusätzlich die Anforderungen des Kapitels V DSGVO erfüllt sein. Je nach Empfängerland kann hierfür insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss oder eine andere geeignete Garantie erforderlich sein.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Kontos bzw. der Geschäftsbeziehung verarbeitet. Vertrags-, Rechnungs- und Buchhaltungsdaten sowie erforderliche Nachweise können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen darüber hinaus gespeichert werden. Sicherheits- und Auditdaten werden nach dem Erforderlichkeitsprinzip und unter Berücksichtigung möglicher Rechtsverfolgungs- und Nachweisfristen aufbewahrt.

Widerrufene Recruiter-Sichtbarkeiten werden nicht weiter für neue Recruiter-Anzeigen verwendet; notwendige Nachweise über frühere Freigaben/Widerrufe können im zulässigen Umfang dokumentiert bleiben.

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte Angaben sind erforderlich, um ein Konto einzurichten, eine geschäftliche Verifizierung durchzuführen, einen Vertrag abzuschließen oder gesetzliche Rechnungsanforderungen zu erfüllen. Ohne diese Pflichtangaben kann die jeweilige Funktion gegebenenfalls nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Angaben und optionale Einwilligungen sind entsprechend gekennzeichnet.

17. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an [email protected] gerichtet werden. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

18. Widerspruch bei berechtigten Interessen

Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden. Wir verarbeiten die betreffenden Daten dann nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen nicht weiter, sofern keine vorrangigen zwingenden schutzwürdigen Gründe oder Rechtsansprüche entgegenstehen.

19. Automatisierte Entscheidungen

Die Plattform kann Such-, Filter- und Matchingfunktionen einsetzen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt, ist nach dem derzeit vorgesehenen Plattformprozess nicht Bestandteil des Vertragsschlusses oder der Recruiter-/Unternehmensfreigabe.

20. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation und unberechtigter Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere zugangsbeschränkte Nutzerbereiche, sichere Passwortspeicherung, Session-Schutz, Berechtigungsprüfungen, CSRF-Schutz bei sicherheitsrelevanten Aktionen und Protokollierung ausgewählter administrativer bzw. vertragsrelevanter Vorgänge.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtslage oder Datenverarbeitungen ändern. Eine bestehende Einwilligung wird nicht allein durch eine Änderung dieses Textes auf neue Verarbeitungszwecke erweitert. Soweit für einen neuen Zweck eine Einwilligung oder sonstige gesonderte Erklärung erforderlich ist, wird diese separat eingeholt.